Sollentuna kommun startade videosamtal för föräldrar

Samtliga medarbetare vid enheten har arbetat med att planera och införa videosamtal via olika plattformar. Medarbetarna har också haft en kontinuerlig dialog för att utbyta erfarenheter och tips om hur dessa möten kan genomföras på ett bra sätt. Erfarenheterna ska följas upp och utvärderas, men med största sannolikhet är detta ett arbetssätt som enheten för föräldrastöd kommer att ha som en del av sitt utbud även när coronapandemin är över. Förklaringen är framförallt att det ökat enhetens tillgänglighet och att det har fungerat över förväntan.

Nyckelroller och organisation

Verksamhet

På socialkontoret i Sollentuna kommun finns enheten för föräldrastöd, som arbetar med förebyggande föräldrastöd och förebyggande stöd till förskola och skola. Enheten är också en part vid de tre familjecentralerna i kommunen. Enheten består av åtta medarbetare, inklusive enhetschef. Föräldrastödet är gratis och sträcker sig från graviditet tills barnet är 18 år. På enheten råder tystnadsplikt och man för inga journaler. Tolk ordnas vid behov.

Berörda roller

På enheten arbetar socionomer eller motsvarande och socialpedagoger. Samtliga medarbetare vid enheten har varit involverade i att införa det nya arbetssättet, som har vuxit fram successivt och enligt principen ”learning by doing”.

Arbetssättet förankrades hos verksamhetens ledning och jurist.

En kommunikatör har bistått med att utforma informationen till enhetens målgrupper.

Nyttoeffekter

För individ (föräldrar)

• Enklare att kontakta enheten och få stöd.
• Fler kanaler för kontakt.
• Minskad smittrisk när man inte träffas personligen.

För medarbetare

• Har även kunnat utföra sitt arbete hemifrån.
• Minskad smittrisk  när man inte träffas personligen.

För verksamhet

• Ökad tillgänglighet.

För samhället

• Fler kontaktvägar till  kommunen vilket underlättar för invånarna.
• Minskad smittorisk/smittspridning i samhället när möten blir digitala och inte personliga.
• Minskad smittorisk/smittspridning när kollektivtrafik kan undvikas.
• Minskade koldioxidutsläpp när bilresor kan undvikas.

Lösning och förutsättningar

Förutsättningar

För medarbetare: Internetuppkoppling, smartphone eller dator med applikationer för de aktuella plattformarna installerade.

För vårdnadshavaren: Internetuppkoppling, smartphone eller dator, plattform för digitala möten enligt eget val, till exempel Skype, Zoom eller Facetime.

Lösning

Medarbetarna på enheten för föräldrastöd har använt sig av sin vanliga arbetsutrustning i form av dator och smartphone och på dessa laddat ned aktuella kommunikationslösningar, såsom Skype, Zoom och Facetime.

Processbeskrivning

Identifiera

Medarbetarna på enheten för föräldrastöd såg att antalet besökare inom öppna förskolan minskade kraftigt. Det var uppenbart att föräldrarna valde bort besöken på grund av coronaepidemin allt eftersom annat blev viktigare och oron i samhället ökade.

För medarbetarna infördes samtidigt direktiv från kommunen om att i möjligaste mån arbeta hemifrån. Enheten behövde fortsätta vara en resurs för vårdnadshavare som behöver stöd, särskilt med tanke på de sociala påfrestningar som pandemin och tillhörande restriktioner kan medföra. Det var nödvändigt att tänka nytt och ställa om från fysiska till digitala möten för att kunna fortsätta ge stöd.

Undersöka

Initialt var tanken att enbart gå över till att ha möten via telefon men ganska snart kom det önskemål om att ha digitala möten via videolänk. För att tillgodose behovet valdes ett upplägg där vårdnadshavare, efter eget ställningstagande, kan bjuda in enhetens medarbetare till videomöte i den plattform vårdnadshavaren själv föredrar.

Testa

Det nya arbetssättet har utvecklats tack vare vårdnadshavare som bidragit med sina önskemål och genom att medarbetarna varit engagerade i att testa videosamtal och kontinuerligt utbyta erfarenheter med varandra för att förbättra mötena.

Införa

För vårdnadshavaren är första steget in i kontakten med enheten fortfarande telefon men det utmynnar nu ofta i ett möte via video istället för ett fysiskt. Det har gått över förväntan. Information om möjligheten att välja videosamtal förmedlas av medarbetarna i samband med inplanerade telefonmöten men också i sociala medier och på enhetens hemsida. Samtalet bokas av vårdnadshavaren genom att medarbetaren från enheten bjuds in till den plattform och den tid som de båda kommit överens om vid det inledande samtalet.

Förvaltning och utveckling

Det är många som har nappat på möjligheten till videomöte och det har även förekommit trepartssamtal med tolk i vissa sammanhang. Medarbetarna upplever det som mycket värdefullt att de kan fortsätta att erbjuda sina tjänster i den nuvarande situationen med corona.

Enheten för föräldrastöd har många kontaktytor. En är SAGA Sollentuna (Samarbete och gemensamt ansvar för barn och unga i Sollentuna) som är ett nätverk för pedagoger i förskolan för samverkan mellan region och kommun med fokus på att tidigt upptäcka barn och ungdomar som visar tecken på psykisk ohälsa.

Nätverket hade före pandemin fysiska möten men med den erfarenhet som nu finns av att jobba digitalt har verksamheten kunnat fortsätta med stora nätverksmöten och möten med konsultationer där några kan finnas med fysiskt i ett rum och andra via länk. Det finns en stark vilja att behålla mötesformen som för med sig mycket positivt ifråga om samarbete och samverkan. Nätverket har nu hittat sätt så att alla kan delta och har därmed inte fått något avbrott i arbetet.

Generellt har det under perioden blivit färre möten men ett nytt behov har också hanterats vilket är tillfredsställande. Erfarenheterna ska följas upp och utvärderas men med största sannolikhet blir detta ett viktigt arbetssätt även i fortsättningen. Framförallt för att enhetens medarbetare kunnat öka sin tillgänglighet och att det har fungerat över förväntan. Nu tittar enhetens medarbetare på möjligheten att möta personer även utomhus för de som vill det vilket är ytterligare ett nytt sätt att arbeta på.

Arbetssättet har även testats i samband med större gruppmöten, vilket fallit så väl ut att möjligheten att ansluta via länk ska finnas kvar även efter att det är möjligt att börja träffas fysiskt igen.

Om SAGA Sollentuna (öppnas i ny flik)

Lärdomar och tips

• Var inte rädd att prova men håll koll på vad ni gör. Stäm av exempelvis med juristen om det är relevant.
• Förankra uppåt. Enheten för föräldrastöd gjorde en snabb omställningsplan som förankrades hos kommunledningen.
• Krångla inte till det. Ta hjälp av andra kompetenser, i detta fall hjälpte kommunikatören till att göra det enkelt och tillgängligt att förstå hur det går att till ta kontakt.
• Håll i och var aktiv med att berätta om det nya. Fortsätt att kommunicera både i de vanliga och nya kanalerna.

Gör en egen juridisk bedömning innan du använder en lösning i din kommun

Innehållet i berättelserna är skrivet och modererat av E-hälsomyndigheten och den slutliga berättelsen har godkänts av respektive kommun. E-hälsomyndigheten har inte gjort en juridisk bedömning av de enskilda kommunberättelserna utan förmedlar endast kommunernas erfarenheter. Kommunerna är själva ansvariga för de juridiska överväganden beträffande de lösningar som beskrivs i berättelserna och att genomförandet har skett utifrån tillämplig lagstiftning. E-hälsomyndigheten lämnar således inga garantier för att beskrivna lösningar är juridiskt korrekta. Varje kommun som vill använda en liknande lösning måste göra en bedömning av de juridiska förutsättningarna utifrån sin verksamhet.