Lunds kommun ordnar digitala möten med anhöriga

Under den pågående coronapandemin har alla äldreboenden i Lunds kommun infört besöksförbud. Eftersom kommunen sedan tidigare har installerat wifi på samtliga boenden fanns goda förutsättningar att använda digitaliseringens möjligheter. Kommunen beslutade att erbjuda både boende och närstående möjligheten att mötas digitalt.

Såväl boende som personal uppskattar den alternativa lösningen och menar att det digitala mötet bidrar till både glädje och framtidstro. Personalen känner att de kan erbjuda de boende en meningsfull aktivitet som förutom att minska risken för smitta av covid-19 också leder till minskad oro och ångest samt ökad trygghet hos de boende.

Initialt utrustades alla boenden med en surfplatta per enhet och tre stycken alternativa appar för digitala möten installerades. Efterfrågan på plattorna var hög och snart behövdes fler surfplattor i boendena.

Nyckelroller och organisation

Verksamhet

Samtliga äldreboenden i Lunds kommuns regi har infört digitala möten med anhöriga via surfplattor i sin verksamhet.

Berörda roller

Verksamhetschef, enhetschefer, samordnare, vårdbiträden/undersköterskor, it-avdelningen

Verksamhetschef lyfte förfrågan i förvaltningsledningsgrupp där det omgående fattades beslut att införa surfplattor.

Enhetschefer och samordnare har på arbetsplatsträffar gått igenom hur surfplattan och de olika apparna ska användas.

Vårdbiträden/undersköterskor uppmuntrar och hjälper de boende att använda surfplattan.

It-avdelningen tillhandahöll surfplattorna och förberedde dem för olika typer av digitala möten.

Nyttoeffekter

För individ (den boende)

Digitala möten innebär:

• Ökad möjlighet att upprätthålla kontakt med sina närstående under pågående pandemi.
• Minskad risk att utsättas för smitta av Covid-19.
• En känsla av närvaro och glädje när den boende kan se sin anhörig under tiden de pratar, vilket leder till minskad oro och ångest samt ökad trygghet.
• Förbättrade möjligheter att behålla framtidstro och bättre klara av tiden med social distansering.
• Ökad delaktighet och trygghet för den boende.

För medarbetare

• Att kunna erbjuda de boende en meningsfull aktivitet.
• Att de kan vara ett led i kontakten mellan anhöriga och de boende och genom det bidra till att skapa trygghet och delaktighet.
• Lugna, trygga och friska boende bidrar till en god arbetsmiljö.

För verksamhet

• Ordinarie verksamhet kan upprätthållas i högre utsträckning utan att extra skyddsåtgärder behöver vidtas.

För samhället

• Mindre belastning på hälso- och sjukvården.
• Minskad smittspridning i samhället.

Lösning och förutsättningar

Förutsättningar

• Alla boenden har under perioden 2018–2019 utrustats med wifi.
• Varje boende har tillgång till två till sex surfplattor beroende på boendets storlek, minst en surfplatta per avdelning.
• Den anhöriga måste ha tillgång till egen surfplatta, smartphone, Android eller PC.

Lösning

Alla surfplattor har utrustats med tre stycken alternativa appar (FaceTime, Skype och Viber) för det digitala mötet.

• FaceTime, kan användas mellan Apple produkter.
• Skype, fungerar oberoende av produkt.
• Viber, fungerar oberoende av produkt.

Processbeskrivning

Identifiera

Regeringen har beslutat om ett besöksförbud på alla äldreboenden i landet för att förhindra spridningen av Covid-19 bland äldre. Beslutet gäller från den 1 april och till och med 30 juni 2020.

Lunds kommun identifierade i och med detta ett behov hos de boende att kunna upprätthålla kontakt med sina anhöriga under denna tidsperiod.

Undersöka

Surfplatta, som både har lite större skärm och är mobil, ansågs som det bästa alternativet för både brukare och de olika boendena.

Initialt användes endast FaceTime, som fungerar mellan Apples produkter. Snart insåg man att den lösningen inte täckte hela behovet, och därför installerades även de alternativa lösningarna Skype och Viber.

Testa

Alla boenden utrustades initialt med en surfplatta/enhet. Efterfrågan på surfplattorna var hög och antalet matchade inte behovet. Ytterligare surfplattor beställdes för att tillgodose efterfrågan.

På äldreboendet Värpinge, utbildades all personal i att hantera surfplattan. Utbildningen leddes av enhetschef eller samordnare och skedde till stor del under arbetsplatsträffarna (APT).

Införa

Personalen medverkar och hjälper den boende att genomföra det digitala mötet. Avdelningen erbjuder även närstående hjälp att boka tid för digitalt möte. 

Det behövdes en rutin för rengöring av surfplattan samt för användningen.

Värpinges äldreboende kommunicerade nyheten om det ”digitala mötet” både i anhörigbrev, på Lunds kommuns Facebooksida samt på Instagram.

Tidningen Sydsvenskan intervjuade också en av de boende på Värpinges äldreboende om hens reflektioner kring digitala möten.

Förvaltning och utveckling

Frekvensen av användandet utvärderas genom regelbundna avstämningar på verksamhetens ledningsmöten som sedan kommuniceras vidare upp i organisationen.

Det pågår ett arbete med att utveckla användandet med andra appar.

Lärdomar och tips

• Lägg tid på att säkerställa att personal känner sig trygg med att hantera utrustningen.
• Tag fram en kortfattad skriftlig användarinstruktion som personalen kan använda vid behov.
• Kommunicera möjligheten med digitala möten som en positiv nyhet till anhöriga och fokusera på nyttan.

Gör en egen juridisk bedömning innan du använder en lösning i din kommun

Innehållet i berättelserna är skrivet och modererat av E-hälsomyndigheten och den slutliga berättelsen har godkänts av respektive kommun. E-hälsomyndigheten har inte gjort en juridisk bedömning av de enskilda kommunberättelserna utan förmedlar endast kommunernas erfarenheter. Kommunerna är själva ansvariga för de juridiska överväganden beträffande de lösningar som beskrivs i berättelserna och att genomförandet har skett utifrån tillämplig lagstiftning. E-hälsomyndigheten lämnar således inga garantier för att beskrivna lösningar är juridiskt korrekta. Varje kommun som vill använda en liknande lösning måste göra en bedömning av de juridiska förutsättningarna utifrån sin verksamhet.