Eskilstuna kommun har koll på smittläge, bemanning och skyddsutrustning med hjälp av digitalt stöd

Förvaltningen såg ett akut behov av att ha en kontinuerlig och aktuell bild av smittläget inom sina verksamhetsområden. Kommunen lyckades på två veckor lansera ett uppföljningssystem som enhetscheferna förser med aktuell information varje morgon. Cheferna rapporterar in antalet medarbetare med sjukfrånvaro, antalet med covid-symptom samt antalet testade med positivt respektive negativt testresultat. På motsvarande sätt rapporteras information om smittläget bland brukare.

Informationen kan struktureras och anpassas efter behoven hos respektive verksamhet. De viktigaste användningsområdena för informationen är att fördela personal mellan enheterna och ge kommunens materialsamordnare förutsättningar att fördela skyddsmaterial till verksamheterna efter behov.

Nyckelroller och organisation

Verksamhet

Uppdraget omfattar de kommunala utförarverksamheterna inom område funktionshinder, äldreomsorg samt hälso- och sjukvård.

Berörda roller

Ekonomichefen var beslutsfattande och den slutliga mottagaren (uppdragssponsor) av uppdraget.

Uppdragsledarna i arbetet bestod av vård- och omsorgsförvaltningens kvalitetschef, statistiker och digitaliseringsutvecklare. Deras roll var att fördela arbetet och driva uppdraget framåt samt bidra med sin expertis. Det delade ansvaret fungerade bra, mycket tack vare att det fanns ett konkret problem som behövde lösas akut.

Uppdragsledarna hade också till uppgift att vid behov identifiera och koppla in expertstöd från övriga delar av kommunen, t.ex. HR eller medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS).

Övriga aktörer

Vård- och omsorgsförvaltningen hade genom det Vinnova-finansierade projektet ”Uppföljningssystem för transparens och datadrivet förbättringsarbete inom området funktionshinder” en tidigare etablerad kontakt med leverantören. Leverantören har tidigare erfarenhet av att tillgängliggöra data i syfte att förbättra välfärdsverksamhet.

När pandemin kom erbjöd sig leverantören att hjälpa kommunen med sin expertis för att så snabbt som möjligt hantera de nya behoven att få fram underlag som organisationen kunde agera på i den dagliga styrningen av verksamheten.

Parallellt som verktyget togs fram beslutade förvaltningen att skapa ett covid-team och ett beredskapsteam som kunde ge vård och omsorg till bekräftade och misstänkt smittade brukare. Även ett så kallat mellanboende skapades för de som vårdats på sjukhus för covid-19.

Forum/grupperingar

Styrgrupp – Förvaltningschefen, verksamhetschefen för område funktionshinder, verksamhetschefen för äldreomsorgen, verksamhetschefen för hälso- och sjukvården samt kvalitetschef agerade rådgivande till uppdragssponsorn (i detta fall ekonomichefen). I normala fall skulle styrgruppen ha träffats med visst tidsintervall men eftersom läget var så akut hade projektet dagliga avrapporteringar till förvaltningens ledningsgrupp.

Projektgruppen

Projektgruppen hade dagliga diskussioner om vad man ville uppnå och hur vägen dit skulle se ut. Det dagliga arbetet bedrevs iterativt med mindre stegvisa förändringar och en ständig avstämning mot referensgruppen.

Referensgrupp

Referensgruppen bestod av två chefer från äldreomsorg samt två chefer från funktionshinderområdet. Referensgruppens delaktighet har varit helt avgörande för att stödet har tagits emot så väl av verksamheten. Erfarenheten är att implementera förändring kan vara svårt, men genom att involvera dem som ska rapportera in i, men också dra nytta av, stödet har det resulterat i ett väldigt gott mottagande. De har också bidragit med önskemål om hur stödet kan utvecklas ytterligare utifrån deras verksamhetsbehov.

Nyttoeffekter

För individ

• Bidrar till att alla brukare får likvärdig vård och omsorg oavsett vilket område de tillhör eller bor i.
• Brukare kan känna sig tryggare när man har kunskap om att det finns en kontinuerlig översyn av smittläge både bland personal och brukare.

För personal

• Trygghet för personalen att ha en dagsaktuell bild av smittläget på respektive enhet
• Tydlighet i arbetssituationen, arbetsbördan och arbetsmiljön.
• Underlätta för de olika teamen som etablerats med anledning av corona-pandemin.

För verksamhet

• Möjlighet att få en daglig överblick över vilka behov som finns samt var de finns. Ger enhetscheferna möjlighet att låna och låna ut resurser direkt mellan varandra där de gör mest nytta.  
• Möjlighet att planera bemanning baserat på testresultat av personal med covid-symptom.
• Informationen används i hela ledningsverksamheten, från enhetschefer till högsta förvaltningschef för att planera, styra och leda.
• Ekonomisk nytta genom att matcha behov (nuläget och framtida) av skyddsmaterial och inköp.
• Möjlighet att fördela skyddsutrustning till de verksamheter som behöver dem.

För samhället

• Möjlighet att informera allmänheten om smitto- och bemanningsläget i de olika verksamheterna.
• Personal som har rätt skyddsutrustning ger minskad smittspridning i samhället.

Lösning och förutsättningar

Tekniska förutsättningar

Leverantören hade när uppdraget inleddes en teknisk plattform med anpassbara moduler för datainsamling, dataintegrationer och visualisering av data. I tät samverkan kunde man därmed snabbt utforma verktyget efter kommunens behov och snabbt komma ut med de dagliga enkäterna och vyerna med relevanta underlag.

Övriga förutsättningar

För att snabba på utvecklingen har det varit avgörande att ha en bred organisatorisk representation i uppdraget. Det möjliggör snabba beslut. Exempelvis kunde stödet från vård- och omsorgsförvaltningens säkerhetssamordnare korta ledtiderna för informationssäkerhetsklassningen.

Eskilstuna tillämpar sedan tidigare XLPM, som är en metodik för bland annat projekt och utvecklingsarbete, vilket innebär att rollerna i uppdraget bemannades utifrån ramverket.

Lösning

LUMA-D2V är en teknisk plattform framtagen av ett start up-företag och skapat för att underlätta och automatisera en behovsanpassad informationsförsörjning baserat på befintliga data (till exempel olika verksamhetssystem, statistik och datafiler) och vid behov möjliggöra kompletterande datainsamling.

Med den rådande pandemin var det akuta behovet att i realtid kunna samla in och följa information som hade en direkt påverkan på liv och säkerhet för både brukare och personal.

Den information som samlas in avser bemanningsläget, aktuell personalfrånvaro, antalet med befarad samt konstaterad sjukdom hos personal avseende covid-19, antalet med befarad samt konstaterad sjukdom hos brukare avseende covid-19 samt tillgång och behov av kritisk skyddsmateriel.

Systemstödet anpassades för att möjliggöra en överblick av smittläge, bemanning och materialsituation i realtid men också för att kunna analysera utvecklingen över tid. Informationen går att analysera på alla nivåer i Vård- och omsorgsförvaltningens organisatoriska struktur, till exempel enhet, avdelning eller boende, samt aggregera till större enheter som verksamhetsområde. Vilken data som presenteras och på vilket sätt kan styras och anpassas efter olika behov, professioner och användargrupper.

Varje arbetsplats rapporterar in efterfrågad information dagligen. Verktyget styr via inloggning vem som har möjlighet att rapportera in information och vem som har behörighet att se sammanställningar och analyser.

Tolkning av informationen underlättas med visuella hjälpmedel som färgkoder och möjlighet att enkelt göra urval av delmängder av information, olika tidsperioder och så vidare.

Exempel på ytterligare tillämpningar som genom verktyget blivit enkelt är att få fram är underlag till Socialstyrelsen och en redovisning av aktuellt smittläge för olika verksamhetsområden som är publikt tillgänglig information via kommunens hemsida.

I nästa steg ska information från egna verksamhetssystem integreras för att ytterligare förfina underlag för styrning av uppföljning av verksamheten avseende bemanning och material och skyddsutrustning. Om en andra våg av smitta kommer vill organisationen ha en mycket god beredskap att agera så snabbt som möjligt.

Processbeskrivning

Identifiera

Våren 2020 är Sverige och Eskilstuna kommun i ett speciellt läge utifrån covid-19.

Vård- och omsorgsförvaltningen hade behov av att i realtid följa tre nyckelparametrar för att kunna ge alla brukare likvärdig vård och omsorg oavsett vilken verksamhet de får stöd av eller vilket område de bor i.

Kommunen ville ha uppdaterad information om:

• smittläget bland brukare och medarbetare
• bemanningsbehovet på de olika enheterna
• materialtillgång av skyddsutrustning.

Det sammanställda underlaget ska ge verksamhetsledningen möjlighet att styra verksamheten och resurserna där de gör mest nytta.

Behovet var akut och ett verktyg behövdes snabbt tas fram. Kraven som ställdes på verktyget var verksamhetsfokus, minskad administration samt att det skulle utgöra ett redskap för daglig och mer strategisk styrning. För kommunens skyddsmaterialsamordnare var informationen som stödet genererade helt avgörande för att kunna fördela utrustningen där den skulle göra mest nytta.

Undersöka

Verktyget anskaffades genom direktupphandling och har genomgått informationssäkerhetsklassning med stöd av KLASSA. Informationssäkerhetskraven var inte lika högt ställda som i andra uppföljningssystem eftersom kommunen har bedömt att systemet inte behandlar några personuppgifter avseende brukarna. De personuppgifter som systemet hanterar avser enbart enhetscheferna och består av namn och e-postadress.

Eftersom de flesta enhetschefer i varje verksamhet redan innan införandet registrerade uppgifterna lokalt i en Excel-fil varje morgon så blev det inget merarbete, kanske till och med en effektivisering. Det ledningen ville åstadkomma var möjligheten att få sammanställd information som tidigare endast fanns lokalt i varje enskild verksamhet. I mångt och mycket handlar det om att samla och strukturera informationen på ett mer ändamålsenligt sätt.

Testa

Leverantören har stått för all systemutveckling och verksamheten har stått för behovsinventeringen. Utveckling och test var i mångt och mycket sammanflätad. Projektgruppen satte samman en lång lista av behov som man gick igenom dagligen för att kunna prioritera utifrån vilken förändring som man tror skulle göra mest nytta. De små stegvisa förändringarna i verktyget testades kontinuerligt mot referensgruppen. Utifrån återkopplingen gjordes justeringar.

Innan det digitala verktyget sattes i drift fick referensgruppen möjlighet att testa mjukvaran i tre dagar. De lämnade synpunkter på utformningen som uppdragsledarna och leverantören omhändertog innan verktyget infördes. Framför allt handlade det om att definiera och förklara olika begrepp såsom korttidssjukfrånvaro, misstänkt smittad med mera.

Införa

För att säkerställa ett smidigt införande och en acceptans för förändringen beslutade projektgruppen att arbeta i tre parallella spår/kanaler.

• Det nya stödet presenterades på det veckovisa Skype-möte som enhetscheferna har med anledning av corona-pandemin. Cheferna fick ställa frågor om hur verktyget ska användas och vilken nytta det kan ge deras verksamhet.
• Enhetscheferna som deltog i test- och referensgruppen kunde på dessa möten agera som ambassadörer för stödet.
• I anslutning till införandet delades även en manual ut om hur verktyget skulle användas.

Införandet gick snabbt och smidigt eftersom beteendet fanns sen tidigare då respektive enhetschef matade in dessa uppgifter i Excel varje morgon i respektive verksamhet.

Förvalta och utveckling

Två personer på kommunen har ansvar för att fördela behörigheter i systemet, till exempel till enhetschefer som rapporterar i systemet men också behörighet till dem som vill använda informationen.

Utveckling av verktyget görs fortsatt av leverantören i samförstånd med kommunen. Just nu ligger fokus på att integrera kompletterande information från olika verksamhetssystem.

Lärdomar och tips

• Det fanns en stark vilja från kommunens sida att hitta en lösning. Viljan manifesterade sig från högsta ledningen till medarbetarna närmast brukarna som alla varit måna om att förbättra verktyget och att dela med sig av sina behov och erfarenheter.
• Ett så pass stort uppdrag på så kort tid förutsätter bra samverkan och samarbete.
• Viktigt att tänka igenom vilken data man behöver för att fatta rätt beslut och därefter våga göra förändringar för att fånga den.
• Införandet underlättades av att enhetscheferna i respektive verksamhet redan innan införandet rapporterade in samma uppgifter varje morgon i ett Excelark. Verktyget blev därmed ingen ytterligare pålaga.
• Ambassadörerna är viktiga som legitima garanter för att verktyget kommer att ge verksamhetsnytta.
• Majoriteten av cheferna förstod vikten av att ta fram och att använda verktyget

Gör en egen juridisk bedömning innan du använder en lösning i din kommun

Innehållet i berättelserna är skrivet och modererat av E-hälsomyndigheten och den slutliga berättelsen har godkänts av respektive kommun. E-hälsomyndigheten har inte gjort en juridisk bedömning av de enskilda kommunberättelserna utan förmedlar endast kommunernas erfarenheter. Kommunerna är själva ansvariga för de juridiska överväganden beträffande de lösningar som beskrivs i berättelserna och att genomförandet har skett utifrån tillämplig lagstiftning. E-hälsomyndigheten lämnar således inga garantier för att beskrivna lösningar är juridiskt korrekta. Varje kommun som vill använda en liknande lösning måste göra en bedömning av de juridiska förutsättningarna utifrån sin verksamhet.