OTC_300.png

Inrapportering av försäljningsdata och returer för partihandel

Här kan du som är partihandlare med läkemedel läsa om hur du rapporterar in försäljningsdata över läkemedelsförsäljningen till detaljhandeln.

Enligt lag och förordning om handel med läkemedel ska den som har tillstånd att bedriva partihandel med läkemedel varje månad rapportera in uppgifter om de läkemedel som sålts och de returer som gjorts. Partihandel med läkemedel innefattar all hantering av ett läkemedel från att det frisläppts från tillverkaren till dess att det når detaljhandelsledet, dvs. apoteket eller försäljningsstället.

De inrapporterade försäljningsuppgifterna används för att upprätthålla en heltäckande statistik över läkemedelsförsäljningen i riket. Statistiken möjliggör uppföljning av läkemedelsanvändningen i Sverige. Det är en förutsättning för att ett effektivt kvalitets- och patientsäkerhetsarbete ska kunna bedrivas och för att effekter av insatser och lagändringar ska kunna följas. Statistiken används av landsting, myndigheter, läkemedelsföretag, media med flera. Försäljningsuppgifter som kan härledas till den enskilde är sekretessbelagda.

Detta ska rapporteras till eHälsomyndigheten

Vad som skall rapporteras till eHälsomyndigheten beskrivs i detalj i den inrapporteringsspecifikation som finns på vår hemsida. Enligt förordningen om handel med läkemedel skall följande uppgifter rapporteras och redovisas per försäljningstransaktion:

  1. läkemedlets namn,
  2. läkemedelsform,
  3. styrka,
  4. förpackningsstorlek,
  5. antalet sålda förpackningar,
  6. försäljningsdatum,
  7. försäljningspris,
  8. till vilken fysisk eller juridisk person och till vilket öppenvårdsapotek försäljning har skett.

Returer

Den som bedriver partihandel med läkemedel ska även enligt lagen om handel med läkemedel varje månad lämna uppgifter om vilka returer som skett från öppenvårdsapoteken. För att Läkemedelsverket i sin tillsyn ska kunna följa de returer som görs behöver även orsaken till returen anges.

Det kan också rapporteras hur den returnerade varan hanterats, dvs. om den återförts till lager för kurant vara eller destruerats.

Detta beskrivs i detalj i inrapporteringsspecifikationen. (Denna gäller från och med 2019-01-29)

Anmäl ditt företag till eHälsomyndigheten

För att kunna rapportera din försäljning och dina returer måste du anmäla företaget till eHälsomyndigheten. Du får då ett PartihandelsID, som du använder vid inrapportering för att identifiera från vilken partihandel försäljning har skett. 

Anmälan görs via e-post till registrator@ehalsomyndigheten.se eller via telefon 0771-766 200. 
Ange företagets organisationsnummer, namn, postort och e-postadress.

Har du sålt läkemedel innan du fått ditt PartihandelsID ska denna försäljning rapporteras in retroaktivt.

Så rapporteras försäljning av läkemedel

Inrapportering av försålda läkemedel ska göras via en textfil (.txt). Det går bra att skapa en fil i t.ex. Microsoft Excel men det är viktigt att filen sparas i filformatet ”Text (tabbavgränsad)” före inläsning i eHälsomyndighetens system.

Exempelfil

Handbok- Inrapportering av försäljningsdata för partihandel.

 

Inrapporteringsfilen kan laddas upp på två sätt:

CURL är en automatiserad funktion för uppladdning system till system. Klienten måste stödja SSL (används för ökat integritetsskydd på Internet).


När ska försäljningen och returerna rapporteras?

Möjligheten att rapportera in statistiken för 2018 gäller till den 28 januari 2019. Därefter ska inrapportering med nytt filformat ske.


Vi är medvetna om att det är kort tid för att ändra er inrapportering och därför ger vi er möjlighet att skapa nya filformatet och rapportera in kvartal 1 så snart det finns möjlighet, dock senast 15 april. Behöver du hjälp? Se exempel för inrapporteringsfil under hjälpdokument eller läs mer under frågor och svar.

Börja rapportera