Behandling av personuppgifter – yrkesverksamma

E-hälsomyndigheten ansvarar för ett antal register som apotek och vård behöver ha tillgång till för att bland annat kunna förskriva och expediera recept. I detta sammanhang registrerar E hälsomyndigheten personuppgifter om dig. Uppgifterna används också för att ta fram statistik. Här kan du som är yrkesverksam inom vård, hälsa och omsorg läsa om hur vi hanterar dina personuppgifter.

Om personuppgiftsbehandling hos E-hälsomyndigheten

E-hälsomyndigheten är personuppgiftsansvarig för myndighetens behandling av dina personuppgifter.

Generella bestämmelser om personuppgiftsbehandling finns i EU:s dataskyddsförordning (öppnas i nytt fönster).

Därutöver finns det två särskilda registerförfattningar:

I registerförfattningarna beskrivs bland annat vilka personuppgifter som får behandlas, hur personuppgifterna får användas och vem som får ta del av dem. Det framgår också när det är tillåtet att behandla personuppgifter utan att den registrerade lämnar sitt samtycke.

Personuppgifterna i E-hälsomyndighetens register behandlas i enlighet med de krav på säkerhet som ställs i de två registerförfattningarna och i personuppgiftslagen. Det innebär bland annat att E-hälsomyndigheten är skyldig att se till att åtkomst till personuppgifter i registret loggas, så att åtkomsten kan kontrolleras i efterhand. Myndigheten ska också systematiskt och återkommande kontrollera om någon obehörig kan komma åt sådana uppgifter.

Personuppgifter i allmänna handlingar

De handlingar och uppgifter som har kommit till och registrerats hos E‑hälsomyndigheten är allmänna handlingar. Uppgifterna skyddas av sekretess men i vissa fall kan E-hälsomyndigheten vara skyldig att lämna ut uppgifterna till andra myndigheter efter en sekretessprövning. När uppgifterna finns i myndighetens statistikverksamhet gäller dock särskilt sträng sekretess enligt 24 kap. 8 § OSL.

Hos E-hälsomyndigheten, inom vården och på apoteken är det bara behöriga som får ta del av dina personuppgifter. Behörigheten att ta del av dina uppgifter är begränsad till vad som behövs för att en användare ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. E-hälsomyndigheten anlitar också en extern teknikleverantör för att tillhandahålla register och databaser som behandlar dina personuppgifter. E-hälsomyndigheten säkerställer då att dessa leverantörer vidtar tillräckliga skyddsåtgärder för att hantera dina personuppgifter på ett säkert sätt.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om de personuppgifter som E‑hälsomyndigheten behandlar om dig och att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.

För att få information om vilka uppgifter myndigheten har om dig kan du begära ett registerutdrag. Din begäran ska vara undertecknad av dig och skickas till E‑hälsomyndigheten, Box 913, 392 29 Kalmar.

Du har rätt till skadestånd vid lagstridig hantering av dina personuppgifter och rätten att skicka klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY.se).

Vill du ha mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta E‑hälsomyndighetens dataskyddsombud på dataskyddsombud@ehalsomyndigheten.se eller skicka dina frågor till E‑hälsomyndigheten, Box 913, 391 29 Kalmar.

Du når oss också via e-post: registrator@ehalsomyndigheten.se eller på telefon: 0771-76 62 00 helgfri vardag mellan klockan 08 och 18.

Register med personuppgifter

Följande register hos E-hälsomyndigheten innehåller personuppgifter om enskilda invånare:

  • Nationella läkemedelslistan
  • Elektroniskt expertstöd (EES)
  • Fullmaktsregistret (FOLK)
  • Receptdepå djur
  • KLAS – Register för licensmotivering och ansökning   
  • SOL – Register för sortiment- och leveransinformation
  • FORS – Legitimationsregistret
  • FOTA – Försäljningstransaktionsregister innehållande förmånsberättigade handelsvaror och läkemedel som expedierats på apotek
  • EXPO – Expeditionsställeregistret
  • Min förskrivning

Register som regleras av lag om nationell läkemedelslista

Nationella läkemedelslistan är uppbyggt av ett antal delregister, som alla lyder under lagen om nationell läkemedelslista:

  • Nationella läkemedelslistan
  • Samtyckesregistret
  • Högkostnadsdatabasen
  • Legitimationsregistret FORS
  • FOTA – försäljningstransaktionsregister innehållande förmånsberättigade handelsvaror och läkemedel som expedierats på apotek

Läs mer om vilka personuppgifter som lagras i respektive delregister längre ner.

Vilka uppgifter som registret får innehålla framgår av lag (2018:1212) om nationell läkemedelslista. Där framgår också ändamålen med registret.

I Nationella läkemedelslistan får ordinationsorsak inte användas som sökbegrepp. Patienters och förskrivares identitet får endast användas som sökbegrepp i vissa fall.

E-hälsomyndigheten får information från andra källor för att kunna göra kontroller i samband med en receptexpedition. Myndigheten får information om förskrivare från Socialstyrelsen och Jordbruksverket och folkbokföringsinformation från Skatteverket. Folkbokföringsinformation behövs till exempel för att farmaceuten ska kunna säkerställa en persons rätt att hämta läkemedel på apoteket.

Uppgifter som kan hänföras till en enskild person tas bort ur registret senast fem år efter att de registrerats. E-hälsomyndigheten är skyldig att lämna ut vissa uppgifter ur Nationella läkemedelslistan till bland annat öppenvårdsapoteken, hälso- och sjukvårdspersonal och till vissa myndigheter.

När du som är förskrivare skriver ut ett läkemedel eller andra varor inom läkemedelsförmånen på ett elektroniskt recept lagras uppgifterna i Nationell läkemedelslista, som är en del av Nationella läkemedelslistan. Uppgifterna tas bort ur registret fem år efter att de registrerades. De personuppgifter som lagras om förskrivare är förskrivarkod, för- och efternamn samt kontaktuppgifter. Uppgifterna om dig lagras när du skapar, förlänger, sätter ut, makulerar, avslutar eller på annat sätt hanterar ett recept.

För dig som är farmaceut lagras uppgifter om ditt för- och efternamn när du läser, utför expedition, korrigerar, förlänger, sätter ut, makulerar samt skriver ut recept. Dessa uppgifter används för behörighetskontroll men sparas också i recepthistoriken för att de ändringar som gjorts i receptet ska kunna spåras. Uppgifterna blir tillgängliga för andra som är behöriga att ta del av receptet via E-hälsomyndighetens tjänster.

Legitimationsregistret

Legitimationsregistret (FORS) är ett stödregister till nationella läkemedelslistan som innehåller uppgifter om behörig hälso- och sjukvårdspersonal samt legitimerade farmaceuter i Sverige. Uppgifterna i registret hämtas från Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HoSp). Det är Socialstyrelsen som utfärdar legitimationer och förskrivarkoder.

FORS innehåller uppgifter om förskrivarkoder, legitimationskoder, namn, personnummer, yrkesroll, specialitetskod och eventuell inskränkning i förskrivningsrätten. Registret används för validering av recept och kontroll av behörighet och förskrivningsrätt vid receptexpedition, behörighetskontroll nationella läkemedelslistan, samt för statistikändamål.

Legitimationsregistret är även ett stödregister för Receptdepå djur och innehåller namn, veterinärnummer och personnummer för veterinärer. Dessa uppgifter tillhandahålls av Jordbruksverket. Uppgifterna om veterinärer används för validering av recept och kontroll av behörighet, förskrivningsrätt vid receptexpedition samt för statistikändamål.

Uppgifter om förskrivare gallras så snart de blivit inaktuella.

FOTA – försäljningstransaktionsregister innehållande förmånsberättigade handelsvaror och läkemedel som expedierats på apotek

Registret FOTA är till för att samla in uppgifter om försäljningen av förmånsberättigade handelsvaror och läkemedel i Sverige. För de försäljningstransaktioner som kommer från förskrivning lagras personuppgifter (förskrivarkod och namn) om förskrivaren på det recept som är kopplat till transaktionen. Den här registreringen är obligatorisk. Förskrivarens personuppgifter är kopplade till transaktionen i tre månader från det att försäljningen har rapporterats in till E‑hälsomyndigheten.

Personuppgifter kopplade till försäljningstransaktioner vidareförmedlas till regioner och verksamhetschefer i E-hälsomyndighetens tjänst AFK (Arbetsplats Förskrivare Koppling). Uppgifterna används även för att förmedla kostnader för läkemedel som ingår i läkemedelsförmånen, expedierade på apotek, till regionerna.

E-hälsomyndigheten är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter från registret om läkares och tandläkares förskrivning av narkotiskt läkemedel eller annat särskilt läkemedel till Inspektionen för vård och omsorg.

Vårdenhetsregistret – fullmakter

Alla anställda som får använda fullmakter till en vård- och omsorgsenhet finns registrerade i vårdenhetsregistret där behörigheter lagras. 

De personuppgifter som lagras i vårdenhetsregistret är:

  • den anställdas personnummer och namn
  • verksamhetsansvarigs personnummer och namn
  • kontaktpersonens namn
  • administrativa uppgifter, till exempel datum och registrerande apotek
  • information om vem som lämnat in blanketten på apoteket.

Uppgifterna om den anställda sparas så länge hen är registrerad att använda vård- och omsorgsenhetens fullmakt, samt ytterligare 15 månader därefter.

Om den anställda får skyddade personuppgifter avslutas behörigheten automatiskt och sparas därefter i 3 månader. Uppgift om vård- och omsorgsenhet, verksamhetsansvarig och kontaktperson lagras tills enheten avregistreras och 15 månader därefter. Apotekspersonal får vid behov ta del av uppgifterna i vårdenhetsregistret för att administrera registret och kontrollera behörighet när någon använder en fullmakt.

Här kan du läsa mer om hur du registrerar en vårdenhet för hantering av fullmakt.

Övriga register

Receptdepå djur

När du som är veterinär skriver ut ett läkemedel eller andra varor på ett elektroniskt recept skickas det till Receptdepå djur. Där lagras det tillsammans med uppgifter om din förskrivarkod, ditt för- och efternamn samt dina kontaktuppgifter. Dessa uppgifter är sedan tillgängliga när receptet expedieras, korrigeras och hämtas ut. I vissa fall, till exempel om ett recept ska användas för flera uttag, tas uppgifterna bort senast 15 månader efter att de har registrerats.

Elektroniskt expertstöd

Elektroniskt expertstöd (EES) är ett verktyg som farmaceuter kan använda för att kunderna ska få en bra läkemedelsanvändning. 

Information om dig som är farmaceut sparas om du hanterar analysresultatet. Då sparas datum och tidpunkt, ditt för- och efternamn, information om vilket apotek du jobbar på samt ditt val av åtgärder.

SOL – register för sortiment- och leveransinformation

Detta register innehåller kompletterande uppgifter om patienter som får sina läkemedel dosdispenserade. Det gäller uppgifter om:

  • var patienten bor
  • var patienten får sina läkemedel levererade
  • vilken vårdenhet som ansvarar för patienten
  • kontaktuppgifter till eventuell ansvarig läkare, ansvarig sjuksköterska och anhörig kontaktperson.

Det finns en rad tjänster i registret som kan användas av vården. För varje anrop till en tjänst i registret så måste en rad personuppgifter anges som behörighetsinformation med anropet: förnamn, efternamn, förskrivarkod, yrkeskod, arbetsplatskod, HSAid samt förskrivares organisationsnummer. Om icke-legitimerad vårdpersonal använder tjänsten lagras bara förnamn, efternamn och arbetsplatskod. Denna information sparas för att få spårbarhet på vem som har gjort vad i systemet.

Som vårdpersonal för en dospatient kan du i registret beställa och avbeställa hela förpackningar av sådana läkemedel som inte kan dosförpackas. För- och efternamn på dig som beställare sparas då i registret. Du kan också lägga upp nya vårdtagare samt ändra uppgifter för befintliga vårdtagare.

Personuppgifter för vårdpersonal förekommer i flera former i kontaktuppgifterna för vårdtagare. Patientansvarig läkare förekommer med namn och förskrivarkod. För den som är ansvarig kontaktperson för vårdtagaren finns kontaktuppgifter som namn, adress, e-post och telefonnummer. Som förskrivare förekommer du också i vårdtagarinformationen med namn, efternamn och förskrivarkod, om du har inhämtat samtycke till att ett dosunderlag för vårdtagaren skapas och lagras hos E-hälsomyndigheten.

Det finns också tjänster i SOL för dig som jobbar på ett dosapotek. För varje anrop mot en tjänst i registret anges för- och efternamn för att kontrollera din behörighet. Denna information sparas för att det ska gå att spåra på vem som har gjort vad i systemet.

När du som personal på ett dosapotek registrerar nya vårdtagare eller uppdaterar information om befintliga vårdtagare så lagras ditt för- och efternamn så att man ser vem som senast uppdaterade informationen. Denna information blir sedan tillgänglig både för vården och dosapotek. Samma information lagras när du beställer en originalförpackning för ett läkemedel som inte kan dispenseras. Informationen lagras för att det ska gå att spåra på vem som gjorde beställningen.

Det finns även möjlighet för både vårdpersonal och personal på dosapoteken att skicka meddelanden om patienter till dosapoteken och vice versa. Det går att utläsa för- och efternamn samt eventuellt HSA-id alternativt legitimationskod, dels för den ursprungliga sändaren för varje meddelande, dels för den som senast ändrade status på ett meddelande.

EXPO – Expeditionsställeregistret

Expeditionsställeregistret (EXPO) innehåller information om försäljningsställen som tillhandahåller det nationella förskrivningsbara sortimentet. Informationen i registret används för identifiering, validering och komplettering i många av E-hälsomyndighetens tjänster. Bland annat används informationen vid förskrivning av e-recept, vid expedition av recept, samt som grunddata vid skapande av statistik och fakturering. I expeditionsställeregistret lagras personuppgifter om för- och efternamn, e-postadress samt telefonnummer för dig som angetts som kontaktperson för ett visst expeditionsställe.

RIF – register för individuella förskrivarbehörigheter

E-hälsomyndighetens register för individuella förskrivarbehörigheter innehåller personuppgifter om förskrivarkod och för- och efternamn för de förskrivare som har beviljats dispens att förskriva läkemedel med utlämnandebegränsning. Läkemedelsverket ansvarar för att bevilja dessa dispenser och använder en tjänst hos E-hälsomyndigheten för att uppdatera registret. Personuppgifterna görs sedan tillgängliga för apotek när de kontrollerar en förskrivarbehörighet mot registret vid expedition av läkemedel med utlämnandebegränsning.

Min förskrivning

Tjänsten Min förskrivning tillhandahåller statistik över läkemedelsförskrivning, för att förskrivaren ska kunna få information om den egna förskrivningen. Förskrivarens verksamhetschef har också möjlighet att ta del av informationen.

När du loggar in i Min förskrivning registreras ditt personnummer eller HSA-id samt förskrivarkod . Dessa uppgifter loggas och sparas i två år för att det ska gå att spåra vem som har haft åtkomst till tjänsten.

Förskrivningskollen

I Förskrivningskollen kan du se din patients förskrivna och uthämtade läkemedel och andra varor som lämnas ut på apotek om ditt ordinarie vårdinformationssystem är otillgängligt.

Den här informationen syftar till att ge dig som registrerad information om hur E-hälsomyndigheten, såsom personuppgiftsansvarig, behandlar personuppgifter om dig i Förskrivningskollen så att du kan ta tillvara dina rättigheter.

När du loggar in i Förskrivningskollen sparas ditt för- och efternamn, förskrivar- och yrkeskod, angiven adress och telefonnummer, arbetsplatskod och namn samt adressuppgift till din arbetsplats samt beroende på inloggningssätt, HSAid eller personnummer. Dessa uppgifter sparas i syfte att underlätta för dig nästa gång du loggar in i Förskrivningskollen så att du inte behöver fylla i samma uppgift två gånger.

E-hälsomyndighetens verksamhet styrs av lagar, myndighetsinstruktioner och regeringsuppdrag. Den nu aktuella personuppgiftsbehandlingen bidrar till att effektivisera tillämpningen av relevanta bestämmelser och har således stöd i den rättsliga grunden allmänt intresse och rättslig förpliktelse.

De medarbetare på E-hälsomyndigheten som behöver ta del av personuppgifterna för att kunna utföra sitt arbete kommer att ta del av uppgifterna i den omfattning som är nödvändig. E-hälsomyndigheten är en myndighet och har en skyldighet att följa reglerna för allmänna handlingar, serviceskyldighet mellan myndigheter, myndigheters arkiv och statistik. E-hälsomyndigheten kommer därför behandla uppgifterna på det sätt som krävs för att följa gällande lagstiftning. Detta innebär t.ex. att om någon begär ut en allmän handling som innehåller personuppgifter kan myndigheten komma att lämna ut dessa i enlighet med offentlighetsprincipen.

E-hälsomyndigheten gallrar dina personuppgifter i Förskrivningskollen två år efter ditt senaste inloggningstillfälle.

Register som regleras av lagen om behandling av personuppgifter i ärenden om licens för läkemedel

KLAS – register för licenshantering

Förkortningen KLAS står för Kommunikationslösning för licensansökan. I registret KLAS finns uppgifter i ärenden som gäller licensansökan för läkemedel som inte är godkända i Sverige (så kallade licensläkemedel).

Ett icke godkänt läkemedel får inte lämnas ut från apotek förrän Läkemedelsverket beviljat tillstånd till detta, vilket regleras i lag (2016:526) om behandling av personuppgifter i ärenden om licens för läkemedel. Du som är förskrivare ska, när du förskriver ett icke godkänt läkemedel, ange en licensmotivering som ska ingå i Läkemedelsverkets beslutsunderlag. I samband med att du skickar in en licensmotivering så lagras det i KLAS uppgifter om ditt för- och efternamn, adress, telefonnummer och e-postadress samt, beroende på inloggningssätt, HSAid eller personnummer. Dessa uppgifter blir tillgängliga för den farmaceut som ansöker om försäljningstillstånd samt vid expedition av licensläkemedel.

Du som är förskrivare kan välja att spara dina personuppgifter i en profil när du gör en licensmotivering; då fylls de i automatiskt nästa gång du skapar en motivering.

När förskrivaren lämnat en licensmotivering licens för ett läkemedel kan du som är farmaceut ansöka om försäljningstillstånd hos Läkemedelsverket via KLAS. Vid en sådan ansökan lagras ditt namn tillsammans med ansökan i registret. Dessa uppgifter blir tillgängliga för den farmaceut som expedierar licensläkemedlet om Läkemedelsverket beviljar licensansökan och det finns ett beviljat försäljningstillstånd.

Personuppgifterna i KLAS gallras 36 månader efter Läkemedelsverkets beslut i ett ärende eller, om personuppgifterna inte sammanförts med en ansökan om licens, senast 12 månader efter det att uppgifterna kommit in till E‑hälsomyndigheten.

Loggning och spårbarhet

För samtliga tjänster som tillhandahålls av E-hälsomyndigheten loggas användarnamn för den som använder tjänsten från det anropande systemet. Detta för att det ska gå att spåra de förändringar eller uppslag som görs mot E-hälsomyndigheten register.