Behandling av personuppgifter – yrkesverksamma

eHälsomyndigheten ansvarar för ett antal register som apotek och vård behöver ha tillgång till för att bland annat kunna förskriva och expediera recept. I detta sammanhang registrerar eHälsomyndigheten personuppgifter om dig. Uppgifterna används också för att ta fram statistik. Här kan du som är yrkesverksam inom vård, hälsa och omsorg läsa om hur vi hanterar dina personuppgifter.

Regler om personuppgiftsbehandling hos eHälsomyndigheten

eHälsomyndigheten är personuppgiftsansvarig för myndighetens behandling av dina personuppgifter.

Generella bestämmelser om personuppgiftsbehandling finns i EU:s dataskyddsförordning (öppnas i nytt fönster).

Därutöver finns det tre särskilda registerförfattningar:

I registerförfattningarna beskrivs bland annat vilka personuppgifter som får behandlas, hur personuppgifterna får användas och vem som får ta del av dem. Det framgår också när det är tillåtet att behandla personuppgifter utan att den registrerade lämnar sitt samtycke.

Personuppgifterna i eHälsomyndighetens register behandlas i enlighet med de krav på säkerhet som ställs i de tre registerförfattningarna och i personuppgiftslagen. Det innebär bland annat att eHälsomyndigheten är skyldig att se till att åtkomst till personuppgifter i registret loggas, så att åtkomsten kan kontrolleras i efterhand. Myndigheten ska också systematiskt och återkommande kontrollera om någon obehörig kan komma åt sådana uppgifter.

Personuppgifter i allmänna handlingar

De handlingar och uppgifter som har kommit till och registrerats hos eHälsomyndigheten är allmänna handlingar. Uppgifterna skyddas av sekretess men i vissa fall kan eHälsomyndigheten vara skyldig att lämna ut uppgifterna till andra myndigheter efter en sekretessprövning. När uppgifterna finns i myndighetens statistikverksamhet gäller dock särskilt sträng sekretess enligt 24 kap. 8 § OSL.

Hos eHälsomyndigheten, inom vården och på apoteken är det bara behöriga som får ta del av dina personuppgifter. Behörigheten att ta del av dina uppgifter är begränsad till vad som behövs för att en användare ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. eHälsomyndigheten anlitar också en extern teknikleverantör för att tillhandahålla register och databaser som behandlar dina personuppgifter. eHälsomyndigheten säkerställer då att dessa leverantörer vidtar tillräckliga skyddsåtgärder för att hantera dina personuppgifter på ett säkert sätt.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om de personuppgifter som eHälsomyndigheten behandlar om dig och att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.

För att få information om vilka uppgifter myndigheten har om dig kan du begära ett registerutdrag. Din begäran ska vara undertecknad av dig och skickas till eHälsomyndigheten, Södra Långgatan 60, 392 31 Kalmar.

Du har rätt till skadestånd vid lagstridig hantering av dina personuppgifter och rätten att skicka klagomål till Datainspektionen.

Vill du ha mer information om hur vi behandlar dina personuppgifterkan du kontakta eHälsomyndighetens dataskyddsombud på dataskyddsombud@ehalsomyndigheten.se eller skicka dina frågor till eHälsomyndigheten, Box 913, 391 29 Kalmar.

Du når oss också via e-post: registrator@ehalsomyndigheten.se eller på telefon: 0771-76 62 00 helgfri vardag mellan klockan 08 och 18.

Register med personuppgifter

Följande register hos eHälsomyndigheten innehåller personuppgifter om enskilda invånare:

  • Receptdepå human
  • Elektroniskt expertstöd (EES)
  • Läkemedelsförteckningen
  • Behörighetsregister för Läkemedelsförteckningen
  • Fullmaktsregistret (FOLK)
  • Receptdepå djur
  • KLAS – Register för licensmotivering och ansökning   
  • SOL – Register för sortiment- och leveransinformation
  • FORS – Legitimationsregistret
  • FOTA – Försäljningstransaktionsregister innehållande förmånsberättigade handelsvaror och läkemedel som expedierats på apotek
  • EXPO – Expeditionsställeregistret
  • Min förskrivning

Register som regleras av lag om receptregister

Receptregistret är uppbyggt av ett antal delregister, som alla lyder under lagen om receptregister:

  • Receptdepå human
  • Samtyckesregistret
  • Högkostnadsdatabasen
  • Legitimationsregistret FORS
  • FOTA – försäljningstransaktionsregister innehållande förmånsberättigade handelsvaror och läkemedel som expedierats på apotek

Läs mer om vilka personuppgifter som lagras i respektive delregister längre ner.

Vilka uppgifter som receptregistret får innehålla framgår av lag (1996:1156) om receptregister. Där framgår också ändamålen med registret.

I receptregistret får förskrivningsorsak inte användas som sökbegrepp. Patienters och förskrivares identitet får endast användas som sökbegrepp i vissa fall.

eHälsomyndigheten får information från andra källor för att kunna göra kontroller i samband med en receptexpedition. Myndigheten får information om förskrivare från Socialstyrelsen och folkbokföringsinformation från Skatteverket. Folkbokföringsinformation behövs till exempel för att farmaceuten ska kunna säkerställa en persons rätt att hämta läkemedel på apoteket.

Uppgifter som kan hänföras till en enskild person tas bort ur registret senast tre månader efter att de registrerats. I vissa fall, till exempel om ett recept ska användas för flera uttag, tas uppgifterna bort senast 15 månader efter att de registrerats (se § 19 lag om receptregister). eHälsomyndigheten är skyldig att lämna ut vissa uppgifter ur receptregistret till bland annat öppenvårdsapoteken, hälso- och sjukvårdspersonal och till vissa myndigheter.

Receptdepå human

När du som är förskrivare skriver ut ett läkemedel eller andra varor inom läkemedelsförmånen på ett elektroniskt recept lagras uppgifterna i receptdepå human, som är en del av receptregistret. Uppgifterna tas bort ur registret senast den femtonde månaden efter den månad då de registrerades.De personuppgifter som lagras om förskrivare är förskrivarkod, för- och efternamn samt kontaktuppgifter. Uppgifterna om dig lagras när du skapar, förlänger, sätter ut, makulerar samt korrigerar ett recept.

För dig som är farmaceut lagras uppgifter om ditt för- och efternamn när du läser, utför expedition, korrigerar, förlänger, sätter ut, makulerar samt skriver ut recept. Dessa uppgifter används för behörighetskontroll men sparas också i recepthistoriken för att de ändringar som gjorts i receptet ska kunna spåras. Uppgifterna blir tillgängliga för andra
som är behöriga att ta del av receptet via eHälsomyndighetens tjänster.

Samtyckesregistret till receptdepå human

När en patient lämnar ett samtycke lagras information om vem som inhämtade samtycket och när.

Legitimationsregistret

Legitimationsregistret (FORS) är ett stödregister till receptdepå human som innehåller uppgifter om behörig hälso- och sjukvårdspersonal samt legitimerade farmaceuter i Sverige. Uppgifterna i registret hämtas från Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HoSp). Det är Socialstyrelsen som utfärdar legitimationer och förskrivarkoder.

FORS innehåller uppgifter om förskrivarkoder, legitimationskoder, namn, personnummer, yrkesroll, specialitetskod och eventuell inskränkning i förskrivningsrätten. Registret används för validering av recept och kontroll av behörighet och förskrivningsrätt vid receptexpedition, behörighetskontroll för åtkomst till läkemedelsförteckningen via journalsystem, samt för statistikändamål.

Legitimationsregistret är även ett stödregister för Receptdepå djur och innehåller namn, veterinärnummer och personnummer för veterinärer. Dessa uppgifter tillhandahålls av Jordbruksverket. Uppgifterna om veterinärer används för validering av recept och kontroll av behörighet.

Uppgifter om förskrivare gallras så snart de blivit inaktuella.

FOTA – försäljningstransaktionsregister innehållande förmånsberättigade handelsvaror och läkemedel som expedierats på apotek

Registret FOTA är till för att samla in uppgifter om försäljningen av förmånsberättigade handelsvaror och läkemedel i Sverige. För de försäljningstransaktioner som kommer från förskrivning lagras personuppgifter (förskrivarkod och namn) om förskrivaren på det recept som är kopplat till transaktionen. Den här registreringen är obligatorisk. Förskrivarens personuppgifter är kopplade till transaktionen i 3 månader från det att försäljningen har rapporterats in till eHälsomyndigheten.

Personuppgifter kopplade till försäljningstransaktioner vidareförmedlas till landsting och verksamhetschefer i eHälsomyndighetens tjänst AFK (Arbetsplats Förskrivare Koppling). Uppgifterna används även för att förmedla kostnader för läkemedel som ingår i läkemedelförmånen, expedierade på apotek, till landstingen.

eHälsomyndigheten är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter från registret om läkares och tandläkares förskrivning av narkotiskt läkemedel eller annat särskilt läkemedel till Inspektionen för vård och omsorg.

Register som regleras av lagen om läkemedelsförteckningen

Läkemedelsförteckningen

Läkemedelsförteckningen består av ett huvudregister och två stödregister: samtyckesregistret och behörighetsregistret.

Läkemedelsförteckningen innehåller information om alla läkemedel som en enskild person har hämtat ut på recept de senaste 15 månaderna. Syftet med förteckningen är att uppnå en ökad säkerhet i läkemedelsanvändningen.

För förskrivare innehåller förteckningen uppgifter om för- och efternamn, förskrivarkod samt namn och adress på förskrivarens arbetsplats. Dessa uppgifter hämtas från receptet. Dessutom loggas ditt för- och efternamn varje gång du begär åtkomst till en persons uppgifter i läkemedelsförteckningen.

Även farmaceuter kan få tillgång till läkemedelsförteckningen om kunden samtycker till det. När en farmaceut har haft åtkomst till läkemedelsförteckningen registreras farmaceutens namn och arbetsplats. Vem som har begärt åtkomst till en kunds läkemedelsförteckning är synligt för kunden i förteckningens åtkomstlogg.

Samtyckesregistret till läkemedelsförteckningen

Behörig vårdpersonal och farmaceuter får bara läsa en patients uppgifter i läkemedelsförteckningen om patienten har gett samtycke till detta. Det finns dock ett undantag och det är vid så kallad nödåtkomst. Vårdpersonal får ha nödåtkomst till läkemedelsförteckningen om en patient är oförmögen att lämna sitt samtycke och behovet av vård är absolut nödvändigt.

När en patient har lämnat samtycke till att den som förskrivit ett läkemedel får läsa uppgifterna om patienten i läkemedelsförteckningen, och samtycket gäller tills vidare, sparas information om detta samt förskrivarens personnummer i samtyckesregistret. Om ett samtycke bara gäller vid ett tillfälle sparas däremot inga uppgifter.

Behörighetsregistret till läkemedelsförteckningen         

I detta register sparas information om förskrivare för att de ska få åtkomst till läkemedelsförteckningen via Mina vårdkontakter Personal. De uppgifter som sparas är: förskrivarkod, namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress.

Vårdenhetsregistret – fullmakter

Du som är verksamhetsansvarig för en vårdenhet kan registrera den i vårdenhetsregistret, som är en del av fullmaktsregistret. De uppgifter som sparas i vårdenhetsregistret är namn och personnummer på dels den verksamhetsansvarige, dels de anställda på vårdenheten som har rätt att hämta ut läkemedel med stöd av fullmakten. I registret sparas även namn på den kontaktperson för vårdenheten som angivits i ansökan om registrering. Här kan du läsa mer om hur du registrerar en vårdenhet för hantering av fullmakt.

Övriga register

Receptdepå djur

När du som är veterinär skriver ut ett läkemedel eller andra varor på ett elektroniskt recept skickas det till Receptdepå djur. Där lagras det tillsammans med uppgifter om din förskrivarkod, ditt för- och efternamn samt dina kontaktuppgifter. Dessa uppgifter är sedan tillgängliga när receptet expedieras, korrigeras och hämtas ut. I vissa fall, till exempel om ett recept ska användas för flera uttag, tas uppgifterna bort senast 15 månader efter att de har registrerats.

Elektroniskt expertstöd

Elektroniskt expertstöd (EES) är ett verktyg som farmaceuter kan använda för att kunderna ska få en bra läkemedelsanvändning. En farmaceut får bara analysera recept med EES efter att kunden lämnat sitt samtycke till det.

Information om dig som är farmaceut sparas om du hanterar analysresultatet. Då sparas datum och tidpunkt, ditt för- och efternamn, information om vilket apotek du jobbar på samt ditt val av åtgärder.

SOL - register för sortiment- och leveransinformation

Detta register innehåller kompletterande uppgifter om patienter som får sina läkemedel dosdispenserade. Det gäller uppgifter om

  • var patienten bor
  • var patienten får sina läkemedel levererade
  • vilken vårdenhet som ansvarar för patienten
  • kontaktuppgifter till eventuell ansvarig läkare, ansvarig sjuksköterska och anhörig kontaktperson.

Det finns en rad tjänster i registret som kan användas av vården. För varje anrop till en tjänst i registret så måste en rad personuppgifter anges som behörighetsinformation med anropet: förnamn, efternamn, förskrivarkod, yrkeskod, arbetsplatskod, HSAid samt förskrivares organisationsnummer. Om icke-legitimerad vårdpersonal använder tjänsten lagras bara förnamn, efternamn och arbetsplatskod. Denna information sparas för att få spårbarhet på vem som har gjort vad i systemet.

Som vårdpersonal för en dospatient kan du i registret beställa och avbeställa hela förpackningar av sådana läkemedel som inte kan dosförpackas. För- och efternamn på dig som beställare sparas då i registret. Du kan också lägga upp nya vårdtagare samt ändra uppgifter för befintliga vårdtagare.

Personuppgifter för vårdpersonal förekommer i flera former i kontaktuppgifterna för vårdtagare. Patientansvarig läkare förekommer med namn och förskrivarkod. För den som är ansvarig kontaktperson för vårdtagaren finns kontaktuppgifter som namn, adress, e-post och telefonnummer. Som förskrivare förekommer du också i vårdtagarinformationen med namn, efternamn och förskrivarkod, om du har inhämtat samtycke till att ett dosunderlag för vårdtagaren skapas och lagras hos eHälsomyndigheten.

Det finns också tjänster i SOL för dig som jobbar på ett dosapotek. För varje anrop mot en tjänst i registret anges för- och efternamn för att kontrollera din behörighet. Denna information sparas för att det ska gå att spåra på vem som har gjort vad i systemet.

När du som personal på ett dosapotek registrerar nya vårdtagare eller uppdaterar information om befintliga vårdtagare så lagras ditt för- och efternamn så att man ser vem som senast uppdaterade informationen. Denna information blir sedan tillgänglig både för vården och dosapotek. Samma information lagras när du beställer en originalförpackning för ett läkemedel som inte kan dispenseras. Informationen lagras för att det ska gå att spåra på vem som gjorde beställningen.

Det finns även möjlighet för både vårdpersonal och personal på dosapoteken att skicka meddelanden om patienter till dosapoteken och vice versa. Det går att utläsa för- och efternamn samt eventuellt HSA-id alternativt legitimationskod, dels för den ursprungliga sändaren för varje meddelande, dels för den som senast ändrade status på ett meddelande.

EXPO – Expeditionsställeregistret

Expeditionsställeregistret (EXPO) innehåller information om försäljningsställen som tillhandahåller det nationella förskrivningsbara sortimentet. Informationen i registret används för identifiering, validering och komplettering i många av eHälsomyndighetens tjänster. Bland annat används informationen vid förskrivning av e-recept, vid expediering av recept, samt som grunddata vid skapande av statistik och fakturering. I expeditionsställeregistret lagras personuppgifter om för- och efternamn, e-postadress samt telefonnummer för dig som angetts som kontaktperson för ett visst expeditionsställe.

RIF– register för individuella förskrivarbehörigheter

eHälsomyndighetens register för individuella förskrivarbehörigheter innehåller personuppgifter om förskrivarkod och för- och efternamn för de förskrivare som har beviljats dispens att förskriva läkemedel med utlämnandebegränsning. Läkemedelsverket ansvarar för att bevilja dessa dispenser och använder en tjänst hos eHälsomyndigheten för att uppdatera registret. Personuppgifterna görs sedan tillgängliga för apotek när de kontrollerar en förskrivarbehörighet mot registret vid expediering av läkemedel med utlämnandebegränsning.

Min förskrivning

Tjänsten Min förskrivning tillhandahåller statistik över läkemedelsförskrivning, för att förskrivaren ska kunna få information om den egna förskrivningen. Förskrivarens verksamhetschef har också möjlighet att ta del av informationen.

När du loggar in i Min förskrivning registreras ditt personnummer eller HSA-id samt förskrivarkod . Dessa uppgifter loggas och sparas i två år för att det ska gå att spåra vem som har haft åtkomst till tjänsten.

Register som regleras av lagen om behandling av personuppgifter i ärenden om licens för läkemedel

KLAS – register för licenshantering

Förkortningen KLAS står för Kommunikationslösning för licensansökan. I registret KLAS finns uppgifter i ärenden som gäller licensansökan för läkemedel som inte är godkända i Sverige (så kallade licensläkemedel).

Ett icke godkänt läkemedel får inte lämnas ut från apotek förrän Läkemedelsverket beviljat tillstånd till detta. Du som är förskrivare ska, när du förskriver ett icke godkänt läkemedel, ange en licensmotivering som ska ingå i Läkemedelsverkets beslutsunderlag. I samband med att du skickar in en licensmotivering så lagras i KLAS uppgifter om ditt för- och efternamn, adress, telefonnummer och e-postadress samt, beroende på inloggningssätt, HSAid eller personnummer. Dessa uppgifter blir tillgängliga för den farmaceut som ansöker om försäljningstillstånd samt vid expediering av licensläkemedel.

Du som är förskrivare kan välja att spara dina personuppgifter i en profil när du gör en licensmotivering; då fylls de i automatiskt nästa gång du skapar en motivering.

Om Läkemedelsverket har beviljat licens för ett läkemedel kan du som är farmaceut ansöka om försäljningstillstånd. Vid en sådan ansökan lagras ditt namn tillsammans med ansökan i registret. Dessa uppgifter blir tillgängliga för den farmaceut som expedierar licensläkemedlet.

Personuppgifterna i KLAS gallras 36 månader efter Läkemedelsverkets beslut i ett ärende eller, om personuppgifterna inte sammanförts med en ansökan om licens, senast 12 månader efter det att uppgifterna kommit in till eHälsomyndigheten.

Loggning och spårbarhet

För samtliga tjänster som tillhandahålls av eHälsomyndigheten loggas användarnamn för den som använder tjänsten från det anropande systemet. Detta för att det ska gå att spåra de förändringar eller uppslag som görs mot eHälsomyndighetens register.